Repérage des documents

Pour nous, numériser peut être nuisible si aucun système efficace de repérage des documents numériques n'est mis en place.  Si vous ne disposez pas d'un tel système, LARMUR peut vous en implanter un sur mesure.  Le repérage des documents est possible de 3 manières: 

• par le système de gestion de base de données: tous les champs descriptifs (cote, titre, renvois, dates, etc.) sont interrogeables;  n'importe quel visualiseur peut être paramétré et utilisé pour voir l'image du document repéré
• par une recherche plein-texte portant sur tous les mots de tous les documents; les occurences de termes de recherche sont mises en surbrillance;
• par consultation d'un index ASCII délimité accompagnant chaque disque optique ou unité de stockage des documents numérisés 

Nous nous assurons: 

• que chaque disque optique (ou autre support utilisé) soit clairement identifié

• que tous les outils nécessaires à l'exploitation des documents numérisés (logiciel de gestion documentaire, de recherche plein-texte...) 

  • accompagnent les documents numérisés

  • soient correctement documentés

Quelque soit le système de gestion et de repérage utilisé par le client, nous nous assurons qu'il puisse connaître minimalement: 

• la provenance des documents
• la classification des documents
• les conditions d'accessibilité des documents

Nous nous assurons aussi que la confidentialité des documents est assurée (par l'application du calendrier de conservation).  Nous remettons toujours au client une copie de sauvegarde des données numérisées (ou davantage sur demande) avec des instructions claires quant à la préservation et la récupération des documents numérisés.

Bases de recherche

Renseignez-vous sur nos systèmes de recherche.  Vos documents numériques peuvent être hébergés sur nos propres serveurs WEB et rendus recherchables plein-texte!

Nous pouvons aussi implanter sur vos propres serveurs une base de recherche, créer les formulaires de recherche, sécuriser les contenus, former votre personnel...

Nous pouvons aussi fabriquer des CD / DVD où se trouveront vos documents numériques ET un engin de recherche puissant et versatile!  Il vous est ainsi possible de diffuser sélectivement des contenus sur "support dur".

Favorise le télétravail et l'accès aux archives et à la mémoire de l'entreprise.   Imaginez la hausse de productivité qu'entraîne l'accès quasi-instantané à tous les documents de votre organisation: procès-verbaux, directives, dossiers techniques, plans et diagrammes, correspondance, documents administratifs...!  Et ce, de partout, à toute heure.

Vos spécialistes en numérisation