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Notre philosophie
La numérisation documentaire est considérée par plusieurs
intervenants comme un nouvel Eldorado. Les avancées technologiques,
tant au niveau de la capture que du stockage des documents numériques,
ont mis au monde une nouvelle industrie: la numérisation
documentaire. Comme ailleurs, des aventuriers se sont précipités
pour "exploiter" le filon. On les reconnaît facilement:
pas de formation ou expertise préalable en sciences de l'information, pas
d'analyse des besoins véritables du client, recherche frénétique
des "gros volumes"... Chez LARMUR, nous avons d'autres
préoccupations et objectifs. Les FAQ suivantes illustrent notre
approche.
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Est-ce qu'en numérisant
les documents, je peux ensuite les détruire?
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Parfois oui, parfois
non. Cela dépend des contraintes légales
s'appliquant à la destruction de documents originaux.
Cela dépend aussi d'autres facteurs, comme la valeur
historique du document original. Seule une analyse
documentaire peut déterminer si la destruction du
document original est requise, risquée ou fatale
à votre organisation.
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LARMUR
est-elle une firme de numérisation de
documents comme les autres?
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NON. LARMUR vise à numériser les documents,
mais en tenant compte de leur intérêt primordial:
l'information qu'ils contiennent. Pour nous, numériser
n'est pas simplement "changer de support". La
numérisation s'effectue dans un "système"
où les nouvelles technologies et les pratiques
conventionnelles de gestion de documents collaborent en
vue d'une meilleure conservation et diffusion des documents.
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Comment
repérer les documents numérisés?
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C'est
l'aspect trop souvent négligé, mais pourtant
crucial. LARMUR offre un arsenal d'outils
de recherche, utilisés en combinaison ou isolément,
selon le contexte. Ces outils vont d'un "simple
index" à la recherche plein texte. L'analyse
préalable à la numérisation permet de déterminer
le choix optimal de ces outils.
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Est-ce
que je peux numériser TOUS les documents que j'ai?
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Il
peut s'avérer parfois plus économique et
pratique de numériser tous les documents.
Toutefois, en général, il vaut mieux évaluer
auparavant la proportion des documents potentiellement utiles,
avant de tout numériser. Vous pouvez découvrir
que 80% des documents conservés n'ont aucune
valeur administrative ni historique. Ils peuvent donc
être détruits sans numérisation, ce qui réduit
les coûts de celle-ci et facilite l'exploitation des
documents vraiment utiles.
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Est-ce
que notre organisation peut elle-même numériser
ses documents?
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Oui,
en implantant un service de numérisation.
Toutefois, le personnel affecté à la numérisation
doit suivre un ensemble de politiques et procédures qui
garantissent que les opérations respectent les normes
techniques, archivistiques et légales s'appliquant
à de telles opérations. LARMUR procède à la mise sur pied de tels services de
numérisation, en offrant tous les outils (techniques et
conceptuels) nécessaires, de même que la
formation et le soutien requis.
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Est-ce
que je peux numériser les documents reçus tout
comme les documents produits par notre organisation?
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ATTENTION!
La conservation permanente des documents que vous produisez
est parfois une nécessité autant légale
que fonctionnelle. Cette pratique est bien encadrée.
Toutefois, d'autres règles s'appliquent aux
documents que vous recevez de l'externe. Vous devez
tenir compte de divers facteurs: fonctionnels (par exemple,
les mises à jour de normes techniques par le
manufacturier d'un équipement que vous avez acquis) et
aussi légaux (par exemple, le respect du droit
d'auteur). LARMUR tient compte de ces facteurs
lors de la numérisation de documents.
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Pourquoi
tant de normes et standards s'appliquent-ils à la numérisation
de documents?
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Parce
que la numérisation de documents est une "affaire
sérieuse". Mal faite, elle peut mettre en
péril votre organisation. Sur le plan
fonctionnel, ces normes assurent à court et à
long terme le respect des lois s'appliquant à la
conservation et à la consultation des documents.
Sur le plan technique, elles assurent que vos documents numérisés
seront accessibles et interprétables dans 5, 10, 100
ans...
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Qu'entend-on
par architecture "ouverte" et "fermée"
dans le cas des systèmes de numérisation?
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Certains
systèmes de numérisation sont d'architecture
"fermée": seuls les équipements
et logiciels du fournisseur peuvent stocker, lire, afficher...
les documents numérisés. Une architecture
"ouverte" permet d'utiliser divers outils à
tous les stades de la numérisation et de l'exploitation
des documents. LARMUR présente une
architecture "ouverte". Ceci garantit que
vous n'aurez aucun mal à intégrer les outils que
vous possédez déjà (lecteur optique,
logiciels de visualisation...) ni à suivre l'évolution
technologique.
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Qu'est-ce
que la "conversion du document" lors de sa numérisation"?
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La
numérisation d'un document consiste au départ
à en capter et stocker numériquement
l'"image". Toutefois, il peut s'avérer
utile, lors de la capture de l'image, de créer aussi un
"double" du document. Ce
"double" est fabriqué en un autre format
(DOC, HTML...), selon l'utilisation qu'on veut en faire (édition,
diffusion en Intranet...). LARMUR offre une telle
conversion.
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Comment
assurer la confidentialité des documents numérisés?
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C'est
là une question importante. En effet, il est plus
facile d'assurer la sécurité d'un bilan
financier sous clé, dans votre classeur, que numérisé,
sur un réseau. LARMUR s'assure que la
confidentialité de tous les documents numérisés
soit strictement respectée, par divers
techniques (allant de l'encryptage de documents à la définition
de profils d'usagers de réseau calquant leurs
responsabilités administratives).
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Types
de documents :
...procès-verbaux,
documents administratifs, archives historiques, plans, fiches signalétiques,
photographies, journaux anciens, dossiers-clients....
en
savoir plus...
Nous sommes fiers de compter parmi nos clients:
- Bureau des audiences publiques sur l'environnement (BAPE)
- Groupe Commerce
- Ministère des relations avec les
citoyens et l'immigration (MRCI)
- Union des producteurs agricoles
(UPA)
- Ville de Montréal
(Arrondissement d'Anjou)
- Hôpital Ste-Justine
- Reader's Digest
- Ville de Montréal (Arrondissement Westmount)
- Imprimeries Transcontinental
- M.A. Lafortune
- Jardin botanique de Montréal
- Fédération des infirmières et infirmiers du
Québec
- Fonds d'action (CSN)
- Institut de recherche en politique
publique (IRPP)
- Association des hôpitaux
du Québec (AHQ)
- Producteurs laitiers du Canada
- Via Rail
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Bases de recherche
Renseignez-vous sur nos systèmes de recherche. Vos documents numériques
peuvent être hébergés sur nos propres serveurs WEB et rendus
recherchables plein-texte!
Nous pouvons aussi fabriquer des CD où se trouveront vos documents numériques
ET un engin de recherche puissant et versatile! Favorise le télétravail
et l'accès aux archives et à la mémoire de
l'entreprise. en
savoir plus...
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