Supports de conservation 

Nous nous assurons que les supports utilisés pour stocker les documents numérisés sont de haute qualité, conservés dans un environnement approprié, en écriture unique, en lectures multiples.  

Densité de numérisation

La densité de numérisation est déterminée par la nature du document, les capacités de stockage et les objectifs poursuivis.  Nous appliquons au minimum les normes suivantes:

Documents administratifs standards	200 dpi (si la taille de la fonte utilisée dans l'original est supérieure à 5 points)
Codes à barres et données inscrites dans des cases à cocher (formulaires)	300 dpi
Dans tous les cas, lorsque nous effectuons de la reconnaissance optique de caractères (OCR)	300 dpi
Cartes, dessins...	400 dpi ou plus

Documentation technique

Lorsque nous procédons à la numérisation de documents, nous fournissons un document: 

• décrivant les règles appliquées quant à la confidentialité des informations (pendant le traitement comme après)
• identifiant clairement le détenteur des droits d'auteurs sur les documents numérisés
• les règles de conservation s'appliquant à ces documents
• les règles et conditions d'élimination des documents numérisés
• les conditions particulières de la numérisation de documents ayant valeur de preuve

Nous complétons de plus tous les formulaires requis: 

• délégations de pouvoir
• autorisations de numériser
• les engagements à la confidentialité
• les autorisations comme témoins désignés

Sur le plan technologique, nous fournissons la documentation: 

• décrivant les composants matériels et logiciels
• les normes et standards appliqués
• les instruments de stockage et les techniques de repérage
• les méthodes employées pour le contrôle de la qualité lors des opérations de numérisation 

Contrôles

Pour nous, il est essentiel que les documents numérisés équivalent, en qualité comme en quantité, aux documents originaux.  C'est pourquoi nous apportons une attention particulière aux méthodes et procédures de contrôle de tout le processus de numérisation.  Ces contrôles visent à s'assurer: 

• que les documents numérisés sont d'une qualité suffisante (par comparaison systématique avec l'original)
• que toutes les pages sont numérisées (par comptage, en utilisant la numérisation automatique recto-verso...)

Un banc d'essais portant sur toutes les fonctions de numérisation (capture, qualité, efficacité du repérage...) est effectué à partir d'un échantillon significatif, pour s'assurer que le système répond aux attentes.  

Préparation matérielle

Notre firme offre un ensemble de services documentaires.  La numérisation ne constitue qu'un de ces services.  C'est pourquoi la préparation des documents est pour nous cruciale.  Si une bonne préparation implique que le nombre de documents à numériser est moindre,  notre client n'en sera que mieux servi. 

Cette préparation est effectuée par du personnel professionnel et tient compte de la nature et de l'état des documents: 

• éliminer les doubles
• séparer les feuilles
• défaire les reliures
• ranger les documents dans des boîtes
• etc. 

Autorisations

Dans tous les cas (secteur public ou secteur privé), nous nous assurons que: 

• la direction de l'organisme a autorisé par écrit les travaux de numérisation
• a désigné par écrit une ou plusieurs personnes responsables de la mise en application et/ou de la surveillance des travaux
• que l'accès (aux documents à numériser, aux équipements, lieux et logiciels utilisés, aux documents numérisés) soit strictement contrôlé (mots de passe, encryptage, locaux verrouillés, registre des accès...) et réservé aux personnes autorisées, par LARMUR et l'organisme lui-même
• toutes les personnes impliquées signent un engagement de confidentialité
• dans le cas des documents pouvant servir de preuve, toutes les prescriptions du Code civil sont respectées 

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Vérifications

Des vérifications sont faites avant comme pendant la numérisation.  Ces vérifications sont faites aux niveaux de: 

• l'équipement (calibrage, performance...)
• des documents numérisés (qualité...)
• des logiciels (repérage, gestion...) 

      

Les documents actifs et semi-actifs

La description et le repérage des documents numérisés sont possible aux niveaux des dossiers et des pièces.  À ce stade, les modifications aux documents numérisés sont possibles (avec annotations, etc.). 

Le repérage des documents est possible sur chaque champ descriptif, comme en recherche plein-texte. 

Dans le cas des documents semi-actifs destinés à la conservation permanente, la numérisation est faite comme pour les inactifs, avec comme contrainte supplémentaire que leur modification éventuelle est contrôlée.