D'avantage chaque jour, les documents d'une organisation se trouvent sous forme électronique, parfois exclusivement.  Certains de ces documents électroniques sont vitaux pour la poursuite des activités.  D'autres, par contre, sont obsolètes, dupliqués et polluent exponentiellement le système d'information.  Les documents électroniques sont de tous types (courriels, résultat de numérisation, traitement de texte, bases de données...) et de toutes origines (clients, fournisseurs, employés...).

Nous appliquons à la conservation, la destruction, la classification, le repérage de ces documents électroniques les mêmes concepts et méthodes que pour les documents sur supports traditionnels.  Ces derniers ne sont pas disparus, il faut donc créer un système unifié de gestion de ces documents hétérogènes.  Une telle intégration évite les erreurs (comme la destruction prématurée des documents électroniques), facilite la formation des usagers (les mêmes procédés s'appliquent à tous les types de documents), préserve le fonctionnement normal de l'organisation (par exemple, en sécurisant les documents électroniques essentiels), garantit la confidentialité des documents sensibles (comme les griefs, les dossiers-santé), et permet l'application de toutes les lois et règlements s'appliquant à la gestion des documents électroniques.