Pourquoi tant de normes et standards s'appliquent-ils à la numérisation de documents?  Parce que la numérisation de documents est une "affaire sérieuse".  Mal faite, elle peut mettre en péril votre organisation.  Sur le plan fonctionnel, ces normes assurent à court et à long terme le respect des lois s'appliquant à la conservation et à la consultation des documents.  Sur le plan technique, elles assurent que vos documents numérisés seront accessibles et interprétables dans 5, 10, 100 ans... 

Environ 90% de l'information corporative est aujourd'hui en format papier. La gestion efficace de cette information représente un défi important pour toute organisation. Les coûts associés à la production, la manipulation, la reproduction et l'entreposage de l'information sur papier sont énormes et souvent sous-évalués.  C'est pourquoi la numérisation est une solution de choix.

LARMUR a développé une approche méthodique pour l'optimisation de la gestion de l'information sur papier afin d'améliorer la productivité et l'efficacité de votre organisation.

Analyse

Nous déterminons avec le client les paramètres qui guideront la numérisation. Nous analysons soigneusement vos objectifs et besoins, puis testons les alternatives, avant de convevoir et d'implanter le système de conversion et de repérage des documents le mieux adapté. 

• Coûts réduits de gestion documentaire. Les coûts de main-d'œuvre et l'espace associé aux systèmes utilisant le papier sont considérables.

• Augmentation de la productivité. Votre organisation, à tous les niveaux, sera plus efficace et mieux informée grâce à l'accessibilité immédiate à l'information. L'information critique aux décideurs pourrait être disponible en terme de secondes. La perte de temps pour la recherche d'informations sera éliminée.

• Amélioration du service à la clientèle. Tous les documents requis afin d'assurer un haut niveau de service à la clientèle sont disponibles en tout temps. Le temps réponse aux clients sera réduit de jours ou semaines en minutes.

• Entreposage et sécurité des données. Un disque optique possède la capacité d'entreposer l'information de six classeurs avec quatre tiroirs chacun! L'accès aux données est contrôlé et sécurisé par votre réseau. L'image des documents est facilement copiable afin d'assurer un recouvrement continu. Les documents disponibles uniquement sur papier peuvent être facilement perdus par le feu, le vol, les inondations ou par d'autres sinistres.

• Vos applications et l'imagerie. Les documents numériques peuvent être intégrés à votre système actuel de gestion de dossiers.

LARMUR peut orchestrer un projet réaliste de la gestion documentaire et de l'imagerie adapté aux besoins de votre entreprise. Nos solutions intégrés couvrent autant les niveaux d'affaires (fonctionnels, processus, etc.) que les niveaux technologiques (matériels, logiciels, etc.).

Possédant une vaste expérience et une expertise importante dans la planification et l'implantation de ces systèmes, LARMUR est dans une position unique pour vous offrir une solution en gestion documentaire et en imagerie en comblant tous vos besoins d'affaires selon vos contraintes budgétaires. Notre équipe de spécialistes demeure constamment à l'affût des technologies bénéfiques dans ce domaine.

Notre méthodologie unique est orientée afin de fournir, entièrement ou en partie, les solutions 'clé en main' suivantes:

• initiation du projet et à la planification;
• étude de faisabilité des domaines affectés;
• analyse des coûts et des bénéfices;
• analyse de base incluant l'inventaire et l'analyse complète des documents;
• évaluation et sélection du logiciel;
• projet(s) pilote(s) et essais des bases de données des images et des télécommunications;
• analyse et révision des processus;
• analyse de l'impact et des ressources;
• conception détaillée logique et physique;
• développement personnalisé des programmes et des interfaces;
• implantation et formation;
• gestion du projet et support.

Peu importe la taille de votre organisation et les infrastructures actuelles, LARMUR est un partenaire de premier choix.